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Un poste d’assistant(e) de la vie scolaire se libère à la Direction de l’Enfance Jeunesse et de la Vie Scolaire .

Le poste est à pourvoir pour le 22 août.

Afin de vous accompagner dans votre réflexion, nous vous présentons ci-dessous les grandes lignes d’un poste d’assistante de la vie scolaire :

1 – MISSIONS D’UN(E) ASSISTANT(E) DE LA VIE SCOLAIRE

Placé(e) sous l’autorité de la Directrice de l’Enfance Jeunesse et de la Vie Scolaire, l’assistant(e) de gestion administrative a un rôle d’organisation, de communication et d’aide à la prise de décision.

Il/elle a pour mission de suivre les dossiers relatifs à la Vie Scolaire, d’assurer l’accueil des familles et le lien avec les services et partenaires.

Par ailleurs il/elle veille au respect des délais dans la gestion des dossiers administratifs afin de porter assistance à la Directrice du service.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec l’assistant(e) du Guichet Unique dans une logique de binôme permettant ainsi un fonctionnement continu du service.


2 – ACTIVITÉS D’UNE ASSISTANT(E) DE LA VIE SCOLAIRE
  • Accueillir, renseigner et orienter le public,
  • Délivrer des dossiers de demandes d’inscription scolaire,
  • Procéder aux inscriptions sur la base élèves,
  • Saisir les dossiers d’inscription scolaire sur le logiciel métier concerto, gestion et mise à jour des informations sur l’espace famille,
  • Gérer les affectations scolaires et le suivi des effectifs
  • Veiller aux relations avec les directrices d’écoles, les services ALAE – ALSH, la restauration municipale, le guichet unique, l’Inspection Académique, les partenaires de l’enfance/jeunesse.
  • Participer à des réunions et élaborer des comptes rendus,
  • Assurer le suivi des devis de la DEJVS
  • Transmettre des demandes diverses des écoles, en lien avec les services techniques,
  • Suivi des demandes en rapport avec les conseils d’écoles, les exercices PPMS, les problèmes informatiques,
  • Suivre les projets en lien avec la vie scolaire (Projets culturels, Citoyenneté Légion d’Honneur, fêtes Ecoles-ALAE),
  • Assurer le suivi des réunions du Conseils Municipaux des Jeunes (CMJ), des Commissions Restauration et du Parlement des Ecoles.
3 – RELATIONS FONCTIONNELLES

Relations régulières avec le public, échanges réguliers d’information avec le supérieur hiérarchique et
les autres services. Relations avec d’autres partenaires du secteur enfance/jeunesse.
Relations avec les directeurs/directrices des écoles.

4 – COMPÉTENCES REQUISES
Compétences requises :
  • Relais d’informations avec le supérieur hiérarchique
  • Avoir un grand sens du service public
  • Respecter les devoirs du fonctionnaire territorial notamment le devoir de réserve (confidentialité et discrétion)
Savoir et savoir-faire requis
  • Nouvelles technologies de l’information et de la communication
  • Technologies de l’information et de la communication ; téléphone, photocopieur, matériel de bureautique, etc.
  • Être doté de la technique de gestion administrative : bonne aisance rédactionnelle et esprit de synthèse
  • Connaître les modalités d’accueil
  • Maîtriser les outils bureautiques
  • Avoir des notions de base du statut de la fonction publique territoriale
  • Pratiquer le Logiciel Word-Excel 2013 – Logiciel Concerto – Espace famille (souhaité)
Savoir être
  • Être doté d’un grand sens de la rigueur
  • Être doté d’un esprit de polyvalence
  • Avoir un bon sens de l’organisation et de l’anticipation
  • Être efficiente et efficace et adopter une attitude réactive avec le sens des initiatives
  • Respecter les délais en ayant un sens des priorités et du discernement
  • Avoir un bon sens du relationnel et de la diplomatie
  • Avoir un sens de l’écoute et de la patience
  • Être discrète
  • Avoir une capacité rapide d’adaptation et du sens des responsabilités
  • Être disponible, autonome à partir des consignes orales et écrites et avoir une forte capacité d’adaptation
5 – FORMATIONS SOUHAITÉES
  • Organisation d’un secrétariat
  • Prise de notes rapides et rédaction d’un compte rendu
  • Connaissance de l’environnement territorial et des procédures internes
  • Connaissance du logiciel Concerto
7 – . SPÉCIFICITÉS DU POSTE
  • L’assistant(e) de gestion administrative a un rôle d’organisation, de communication et d’aide à la prise de décision.
  • Il(elle) doit veiller au respect des délais dans la gestion des dossiers administratifs
9 – SUJÉTIONS DU POSTE
  • Travail en bureau
  • Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
  • Relations régulières avec le public, échanges réguliers d’information avec le supérieur hiérarchique et les autres services. Relations avec d’autres partenaires du secteur enfance/jeunesse.
  • Relations avec les directeurs/directrices des écoles.
11 – HORAIRES DE TRAVAIL
  • 35 heures hebdomadaires

 

Si vous souhaitez candidater, nous vous invitons à vous rapprocher de la Direction des Ressources Humaines d’ici le 1er juillet 2022 à l’adresse suivante :

rh@mairie-lunion.fr

05-62-89-22-88/94

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