Un poste d’assistant(e) de la vie scolaire se libère à la Direction de l’Enfance Jeunesse et de la Vie Scolaire .
Le poste est à pourvoir pour le 22 août.
Afin de vous accompagner dans votre réflexion, nous vous présentons ci-dessous les grandes lignes d’un poste d’assistante de la vie scolaire :
1 – MISSIONS D’UN(E) ASSISTANT(E) DE LA VIE SCOLAIRE
Placé(e) sous l’autorité de la Directrice de l’Enfance Jeunesse et de la Vie Scolaire, l’assistant(e) de gestion administrative a un rôle d’organisation, de communication et d’aide à la prise de décision.
Il/elle a pour mission de suivre les dossiers relatifs à la Vie Scolaire, d’assurer l’accueil des familles et le lien avec les services et partenaires.
Par ailleurs il/elle veille au respect des délais dans la gestion des dossiers administratifs afin de porter assistance à la Directrice du service.
Il/elle travaille en étroite collaboration avec l’assistant(e) du Guichet Unique dans une logique de binôme permettant ainsi un fonctionnement continu du service.
2 – ACTIVITÉS D’UNE ASSISTANT(E) DE LA VIE SCOLAIRE
- Accueillir, renseigner et orienter le public,
- Délivrer des dossiers de demandes d’inscription scolaire,
- Procéder aux inscriptions sur la base élèves,
- Saisir les dossiers d’inscription scolaire sur le logiciel métier concerto, gestion et mise à jour des informations sur l’espace famille,
- Gérer les affectations scolaires et le suivi des effectifs
- Veiller aux relations avec les directrices d’écoles, les services ALAE – ALSH, la restauration municipale, le guichet unique, l’Inspection Académique, les partenaires de l’enfance/jeunesse.
- Participer à des réunions et élaborer des comptes rendus,
- Assurer le suivi des devis de la DEJVS
- Transmettre des demandes diverses des écoles, en lien avec les services techniques,
- Suivi des demandes en rapport avec les conseils d’écoles, les exercices PPMS, les problèmes informatiques,
- Suivre les projets en lien avec la vie scolaire (Projets culturels, Citoyenneté Légion d’Honneur, fêtes Ecoles-ALAE),
- Assurer le suivi des réunions du Conseils Municipaux des Jeunes (CMJ), des Commissions Restauration et du Parlement des Ecoles.
3 – RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations régulières avec le public, échanges réguliers d’information avec le supérieur hiérarchique et
les autres services. Relations avec d’autres partenaires du secteur enfance/jeunesse.
Relations avec les directeurs/directrices des écoles.
4 – COMPÉTENCES REQUISES
Compétences requises :
- Relais d’informations avec le supérieur hiérarchique
- Avoir un grand sens du service public
- Respecter les devoirs du fonctionnaire territorial notamment le devoir de réserve (confidentialité et discrétion)
Savoir et savoir-faire requis
- Nouvelles technologies de l’information et de la communication
- Technologies de l’information et de la communication ; téléphone, photocopieur, matériel de bureautique, etc.
- Être doté de la technique de gestion administrative : bonne aisance rédactionnelle et esprit de synthèse
- Connaître les modalités d’accueil
- Maîtriser les outils bureautiques
- Avoir des notions de base du statut de la fonction publique territoriale
- Pratiquer le Logiciel Word-Excel 2013 – Logiciel Concerto – Espace famille (souhaité)
Savoir être
- Être doté d’un grand sens de la rigueur
- Être doté d’un esprit de polyvalence
- Avoir un bon sens de l’organisation et de l’anticipation
- Être efficiente et efficace et adopter une attitude réactive avec le sens des initiatives
- Respecter les délais en ayant un sens des priorités et du discernement
- Avoir un bon sens du relationnel et de la diplomatie
- Avoir un sens de l’écoute et de la patience
- Être discrète
- Avoir une capacité rapide d’adaptation et du sens des responsabilités
- Être disponible, autonome à partir des consignes orales et écrites et avoir une forte capacité d’adaptation
5 – FORMATIONS SOUHAITÉES
- Organisation d’un secrétariat
- Prise de notes rapides et rédaction d’un compte rendu
- Connaissance de l’environnement territorial et des procédures internes
- Connaissance du logiciel Concerto
7 – . SPÉCIFICITÉS DU POSTE
- L’assistant(e) de gestion administrative a un rôle d’organisation, de communication et d’aide à la prise de décision.
- Il(elle) doit veiller au respect des délais dans la gestion des dossiers administratifs
9 – SUJÉTIONS DU POSTE
- Travail en bureau
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Relations régulières avec le public, échanges réguliers d’information avec le supérieur hiérarchique et les autres services. Relations avec d’autres partenaires du secteur enfance/jeunesse.
- Relations avec les directeurs/directrices des écoles.
11 – HORAIRES DE TRAVAIL
- 35 heures hebdomadaires
Si vous souhaitez candidater, nous vous invitons à vous rapprocher de la Direction des Ressources Humaines d’ici le 1er juillet 2022 à l’adresse suivante :
05-62-89-22-88/94
