Un poste d’assistant.e administratif.ve se libère à la Direction de la Petite Enfance et de la Parentalité.
Le poste est à pourvoir pour le 1er décembre 2022
Afin de vous accompagner dans votre réflexion, nous vous présentons ci-dessous les grandes lignes d’un poste d’assistant.e administratif.ve :
1 – MISSIONS D’UN.E ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du Service petite Enfance (Pôle Petite Enfance et structures d’accueil).
Suit et gère les dossiers administratifs.
Assiste un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail d’une équipe ou d’un service.
Fait le lien entre le Pôle Petite Enfance et les structures Petite Enfance.
Accueille, oriente et renseigne le public.
2 – ACTIVITÉS D’UN.E ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE
Traitement des dossiers et saisie de documents
- Mettre en forme et suivre les dossiers administratifs du Pôle Petite Enfance et des structures Petite Enfance
- Mettre en forme tous types de courriers et documents administratifs, saisir des documents de formes et de contenus divers
- Suivre les procédures et décisions administratives et fonctionnelles
- Gérer et actualiser une base d’informations
- Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
Accueil physique et téléphonique du public
- Recevoir et orienter les demandes (public, appels téléphoniques, e-mails et courriers)
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Orienter, conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Gestion de l’information, classement et archivage de documents
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
- Identifier les sources de documentation
Planification et suivi
- Lien administratif entre le Pôle Petite Enfance et les autres services de la Collectivité
- Gestion coordonnée des dossiers et activités du Pôle Petite Enfance et des structures Petite Enfance (RAM, multi-accueil, crèches municipales)
- Suivi de la planification des réunions et de l’agenda de la coordinatrice Petite Enfance
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
3 – RELATIONS FONCTIONNELLES
- Sous l’autorité de la Directrice de la Petite Enfance et de la Parentalité
- Relations régulières avec les responsables et les équipes des structures municipales
- Relations avec les services municipaux, les partenaires institutionnels et associatifs
- Relations avec les familles et le public
4 – COMPÉTENCES REQUISES
- Techniques de secrétariat
- Logiciels de bureautique et de gestion
- Procédures administratives
- Procédures du service
- Connaissances des établissements d’accueil petite Enfance du territoire, de leur fonctionnement et de leurs caractéristiques (dispositifs, tarifications, budgets, …)
- Capacité d’organisation, rigueur, autonomie, disponibilité
- Adaptabilité et polyvalence
- Aptitude à travailler en équipe
- Capacité de communication
5 – . SPÉCIFICITÉS DU POSTE
- Travail sur trois sites différents
- Déplacements fréquents entre les deux sites de rattachement, et plus largement sur l’ensemble des équipements Petite Enfance
- Congés à prendre en fonction des activités du service
6 – HORAIRES DE TRAVAIL
37 heures hebdomadaires :
- 25 jours de congés annuels
- 12 jours de RTT
Si vous souhaitez candidater, nous vous invitons à vous rapprocher de la Direction des Ressources Humaines d’ici le 31 octobre 2022:
05-62-89-22-88/94
