La ville de L’Union recrute un assistant administratif à la Direction de la Petite Enfance et de la Parentalité .
Durée du contrat : 1 an renouvelable
Rémunération associée au grade d’adjoint administratif
Afin de vous accompagner dans votre réflexion, nous vous présentons ci-dessous les grandes lignes d’un poste d’assistant administratif :
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Missions d’un assistant administratif
- Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du Service petite Enfance (Pôle Petite Enfance et structures d’accueil).
- Suit et gère les dossiers administratifs.
- Assiste un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail d’une équipe ou d’un service.
- Fait le lien entre le Pôle Petite Enfance et les structures Petite Enfance.
- Accueille, oriente et renseigne le public.
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Activités d’un assistant administratif
Traitement des dossiers et saisie de documents
- Mettre en forme et suivre les dossiers administratifs du Pôle Petite Enfance et des structures Petite Enfance
- Mettre en forme tous types de courriers et documents administratifs, saisir des documents de formes et de contenus divers
- Suivre les procédures et décisions administratives et fonctionnelles
- Gérer et actualiser une base d’informations
- Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
Accueil physique et téléphonique du public
- Recevoir et orienter les demandes (public, appels téléphoniques, e-mails et courriers)
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Orienter, conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Gestion de l’information, classement et archivage de documents
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
- Identifier les sources de documentation
Planification et suivi
- Lien administratif entre le Pôle Petite Enfance et les autres services de la Collectivité
- Gestion coordonnée des dossiers et activités du Pôle Petite Enfance et des structures Petite Enfance (Relais Petite Enfance, Multi-accueil, Crèche collective)
- Suivi de la planification des réunions et de l’agenda de la Directrice du service Petite Enfance et Parentalité
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
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Relations fonctionnelles
- Sous l’autorité de la Directrice de la Petite Enfance et de la Parentalité
- Relations régulières avec les responsables et les équipes des structures municipales
- Relations avec les services municipaux, les partenaires institutionnels et associatifs
- Relations avec les familles et le public
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Compétences requises
- Techniques de secrétariat
- Logiciels de bureautique et de gestion
- Procédures administratives
- Procédures du service
- Connaissances des établissements d’accueil petite Enfance du territoire, de leur fonctionnement et de leurs caractéristiques (dispositifs, tarifications, budgets, …)
- Capacité d’organisation, rigueur, autonomie, disponibilité
- Adaptabilité
- Polyvalence
- Aptitude à travailler en équipe
- Capacité de communication
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Spécificités du poste
- Travail sur les différents sites du service
- Déplacements fréquents entre les équipements Petite Enfance
- Congés à prendre en fonction des activités du service
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Horaires de travail
37 heures hebdomadaires travaillées :
- 25 jours de congés
- 12 jours de RTT
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Si vous souhaitez candidater, nous vous invitons à vous rapprocher de la Direction des Ressources Humaines par voie électronique.
Direction des Ressources Humaines :
05-62-89-22-88/94
rh@mairie-lunion.fr
