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La ville de L’Union recrute un(e) assistant(e) administratif/ve à la Direction de la Petite Enfance et de la Parentalité .

Durée du contrat : 1 an renouvelable
Rémunération associée au grade d’adjoint administratif

Afin de vous accompagner dans votre réflexion, nous vous présentons ci-dessous les grandes lignes d’un poste d’assistant administratif :

  1. Missions d’un(e) assistant(e) administratif/ve

  • Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du Service petite Enfance (Pôle Petite Enfance et structures d’accueil).
  • Suit et gère les dossiers administratifs.
  • Assiste un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail d’une équipe ou d’un service.
  • Fait le lien entre le Pôle Petite Enfance et les structures Petite Enfance.
  • Accueille, oriente et renseigne le public.
  1. Activités d’un(e) assistant(e) administratif/ve

Traitement des dossiers et saisie de documents
  • Mettre en forme et suivre les dossiers administratifs du Pôle Petite Enfance et des structures Petite Enfance
  • Mettre en forme tous types de courriers et documents administratifs, saisir des documents de formes et de contenus divers
  • Suivre les procédures et décisions administratives et fonctionnelles
  • Gérer et actualiser une base d’informations
  • Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
  • Enregistrer ou saisir des données informatiques
Accueil physique et téléphonique du public
  • Recevoir et orienter les demandes (public, appels téléphoniques, e-mails et courriers)
  • Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
  • Orienter, conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent
  • Conseiller les usagers et agents sur les procédures

Gestion de l’information, classement et archivage de documents
  • Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité
  • Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
  • Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
  • Trier, classer et archiver des documents
  • Synthétiser et présenter des informations
  • Rechercher et diffuser des informations
  • Préparer les dossiers pour les instances
  • Identifier les sources de documentation

Planification et suivi
  • Lien administratif entre le Pôle Petite Enfance et les autres services de la Collectivité
  • Gestion coordonnée des dossiers et activités du Pôle Petite Enfance et des structures Petite Enfance (Relais Petite Enfance, Multi-accueil, Crèche collective)
  • Suivi de la planification des réunions et de l’agenda de la Directrice du service Petite Enfance et Parentalité
  • Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
  1. Relations fonctionnelles

  • Sous l’autorité de la Directrice de la Petite Enfance et de la Parentalité
  • Relations régulières avec les responsables et les équipes des structures municipales
  • Relations avec les services municipaux, les partenaires institutionnels et associatifs
  • Relations avec les familles et le public
  1. Compétences requises

  • Techniques de secrétariat
  • Logiciels de bureautique et de gestion
  • Procédures administratives
  • Procédures du service
  • Connaissances des établissements d’accueil petite Enfance du territoire, de leur fonctionnement et de leurs caractéristiques (dispositifs, tarifications, budgets, …)
  • Capacité d’organisation, rigueur, autonomie, disponibilité
  • Adaptabilité
  • Polyvalence
  • Aptitude à travailler en équipe
  • Capacité de communication

 

  1. Spécificités du poste

  • Travail sur les différents sites du service
  • Déplacements fréquents entre les équipements Petite Enfance
  • Congés à prendre en fonction des activités du service
  1. Horaires de travail

37 heures hebdomadaires travaillées :

  • 25 jours de congés
  • 12 jours de RTT

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Si vous souhaitez candidater, nous vous invitons à vous rapprocher de la Direction des Ressources Humaines par voie électronique., d’ici le 10 mars 2024.

Direction des Ressources Humaines :
05-62-89-22-88/94
rh@mairie-lunion.fr