Un poste d’agent d’accueil à l’Hôtel de Ville se libère au 1er juin 2023 en raison d’un départ à la retraite.
Ce poste est ouvert aux agents titulaires de la fonction publique territoriale.
Prise de poste au 15 mai pour une période de tuilage de deux semaines environ.
Afin de vous accompagner dans votre réflexion, nous vous présentons ci-dessous les grandes lignes d’un poste d’agent polyvalent d’entretien des structures sportives à la piscine municipale :
1. MISSIONS D’UN AGENT D’ACCUEIL DE L’HÔTEL DE VILLE
L’agent d’accueil de l’Hôtel de Ville est placé sous l’autorité de la Directrice de l’Administration Générale et de l’Urbanisme.
Activités principales :
- Gestion du standard : mise en route/clôture, réception et transmission des appels vers les différents services communaux et extérieurs, mise de lignes en attente prise des messages
- Accueil et orientation du public (particuliers, professionnels)
- Enregistrement du courrier départ et arrivée avec transmission dématérialisée et papier aux services
- Affranchissement du courrier, récupération et dépôt auprès de La Poste, transmission à la direction générale après ouverture
- Etablir les dossiers de passeports et CNIS sur les dispositifs de recueil (renseignement, prise de RDV, enregistrement, suivi)
- Renseigner et enregistrer le recensement citoyen
- Renseigner et délivrer les actes d’état civil
- Réception, traitement et diffusion de l’information
- Dématérialisation des documents
Activités secondaires :
- Soutien dans les missions de l’ensemble de la direction : formalités administratives diverses, état-civil,
- Élections : réception et vérification des demandes d’inscription, recensement de la population
- Urbanisme : réception et vérification des demandes d’autorisation d’urbanisme
- Suivi des stocks de matériel et fournitures courantes, réapprovisionnement (relations avec les services)
2.RELATIONS FONCTIONNELLES
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les usagers/correspondants
- Savoir s’adapter à différents interlocuteurs, accueillir le public avec amabilité
- Savoir prioriser les demandes et activités en fonction du flux d’usagers
- Respecter la confidentialité, gérer les différentes situations
3. FORMATIONS EXIGÉES ET OU SOUHAITÉES
- Expérience sur un poste similaire souhaitable
- Connaissances en matière de formalités administratives et d’état civil fortement souhaitées
- Des compétences en informatique sont nécessaires pour occuper le poste.
- Évolution des connaissances liées directement au poste, en particulier l’évolution de la réglementation et la mise en place de nouveau matériel et/ou logiciel.
- Des compétences en matière d’urbanisme seraient un plus
4. COMPÉTENCES REQUISES
Compétences requises
- Avoir un grand sens du service public – Relations avec les administrés
- Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
- Relai d’informations avec le supérieur hiérarchique
- Interface avec les services de la Collectivité
- Respecter les devoirs du fonctionnaire territorial notamment le devoir de réserve (confidentialité et discrétion)
Savoir et savoir-faire requis
- Technologies de l’information et de la communication ; standard téléphonique, photocopieur/scan, matériel de bureautique, machine à affranchir etc.
- Connaître les modalités d’accueil, les formalités administratives principales, l’état civil
- Avoir des notions en matière d’urbanisme
- Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel, logiciels métiers : titres d’identités, Relations Citoyens Berger-Levraut, …
- Avoir des notions de base du statut de la fonction publique territoriale
Savoir être
- Être dynamique et polyvalent
- Être patient et avoir un sens de l’écoute développé
- Être discret et avoir une bonne présentation
- Être rigoureux et avoir un bon sens de l’organisation et de l’anticipation
- Être efficient, efficace et adopter une attitude réactive avec le sens des initiatives
- Respecter les délais en ayant un sens des priorités et du discernement
- Avoir un bon sens relationnel et de la diplomatie
- Avoir une capacité rapide d’adaptation et le sens des responsabilités
- Être disponible, autonome à partir des consignes orales et écrites
Contraintes
- Une expérience sur un poste similaire est souhaitée
- Délégation d’officier d’état civil éventuelle si aptitude
5. RÉGLEMENTATION
- Code Général de la Fonction Publique
- Décret n°2006-1690 du 22 décembre 2006 portant statut particulier du cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux
Si vous souhaitez candidater, nous vous invitons à vous rapprocher de la Direction des Ressources Humaines d’ici le 24 février 2023 à l’adresse suivante, pour une prise de poste au plus tôt:
05-62-89-22-94
