Un poste d’assistant(e) du Directeur Général des Services est à pourvoir à la fin du mois d’avril.
Ce poste est ouvert aux fonctionnaires relevant du cadre d’emploi des adjoints administratifs et des rédacteurs.
Afin de vous accompagner dans votre réflexion, nous vous présentons ci-dessous les grandes lignes
d’un poste d’assistant(e) du Directeur Général des Services :
1. MISSIONS D’UN(E) ASSISTANT(E) DU DIRECTEUR GÉNÉRAL DES SERVICES
L’assistant(e) de Direction est le collaborateur direct du Directeur Général des Services.
Son métier consiste principalement à exécuter les demandes de sa hiérarchie et d’anticiper ses besoins afin d’optimiser leur collaboration et l’organisation du service.
Ses tâches se situent en amont de la prise de décision qu’il vise à faciliter et en aval pour permettre la mise en œuvre de la décision prise.
Secrétariat
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- Filtrage des appels téléphonique
- Accueil physique et téléphonique des administrés et autres intervenants extérieurs
- Gestion du courrier papier et électronique
- Gestion de l’agenda du Directeur Général des Services
- Prise de note lors de réunions et rédaction de compte-rendu et de note de synthèse
- Suivi des dossiers : baux, conventions…
- Coordination des informations auprès des autres services de la mairie
- Préparer et organiser des réunions
- Classer et archiver les dossiers papier et électronique
- Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers
- Gérer le suivi de la maintenance informatique
- Procéder à la publication des documents administratifs municipaux intercommunaux et autres
Élaboration et suivi du dossier administratif des conseils municipaux.
Les connaissances en la matière sont nécessaires pour postuler
En amont du conseil municipal :
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- Préparation de l’ordre du jour au vu des pièces remises
- Préparation des convocations
- Rédaction de la note de synthèse et des projets de délibérations
- Rédaction du procès-verbal et du compte-rendu
- Communication de l’ordre du jour à la presse et au service de la communication
En aval du conseil municipal :
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- Rédaction des délibérations
- Procédure de télétransmission au contrôle de légalité
- Rédaction des courriers de transmission
- Transmission des délibérations aux services et aux organismes extérieurs concernés par la prise de décision du conseil municipal
Organisation des tours de ville
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- Tours de ville à organiser avec le Directeur Général des services
- Prise de notes, rédaction d’un compte-rendu et suivi des dossiers transmis
2. RELATIONS FONCTIONNELLES
L’assistant(e) de direction a un rôle d’organisation, de communication et d’aide à la prise de décision.
Il/elle détient un poste clé dans le fonctionnement administratif en assurant la bonne circulation des informations entre la Direction Générale des Services, les services de la mairie et les membres du conseil Municipal.
L’assistant(e) de Direction doit veiller au respect des délais dans la gestion des dossiers administratifs
3. FORMATION EXIGÉES ET OU SOUHAITÉES
Des compétences en informatiques sont nécessaires pour occuper le poste.
5. COMPÉTENCES REQUISES
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Compétences requises :
Relais d’informations avec le supérieur hiérarchique
Contacts directs et échanges permanents avec le Directeur Général des Services
Interface avec les services de la Collectivité
Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
Relations avec les administrés
Avoir un grand sens du service public
Respecter les devoirs du fonctionnaire territorial notamment le devoir de réserve (confidentialité et discrétion)
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Savoir et savoir-faire requis
Les assistant(e)s de direction sont les « premiers filtres » pour tous contacts, ils véhiculent aussi une certaine image d’où l’importance de leurs capacités relationnelles.
Nouvelles technologies de l’information et de la communication
Technologies de l’information et de la communication ; téléphone, photocopieur, matériel de bureautique, etc.
Etre doté de la technique de gestion administrative : bonne aisance rédactionnelle et esprit de synthèse
Connaître les modalités d’accueil
Maîtriser les outils bureautiques
Avoir des notions de base du statut de la fonction publique territoriale
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Savoir être
Etre doté.e d’un grand sens de la rigueur
Etre doté.e d’un esprit de polyvalence
Avoir un bon sens de l’organisation et de l’anticipation
Etre efficient.e et efficace et adopter une attitude réactive avec le sens des initiatives
Respecter les délais en ayant un sens des priorités et du discernement
Avoir un bon sens du relationnel et de la diplomatie
Avoir un sens de l’écoute et de la patience
Etre discrèt.e et avoir une bonne présentation
Avoir une capacité rapide d’adaptation et du sens des responsabilités
Etre disponible, autonome à partir des consignes orales et écrites et avoir une forte capacité d’ adaptation
6. HORAIRES DE TRAVAIL
Temps complet : 35 heures
Temps de travail non annualisé
7. CONDITIONS D’EXERCICE
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- Travail en bureau
- Horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations du service et des demandes du Directeur Général des Services
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
8. TRAITEMENT
Ce poste est rémunéré sur la grille du cadre d’emploi des adjoints administratifs et des rédacteurs
IFSE de 290 euros
8. RÈGLEMENTATION
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- Loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires Loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale
- Loi de transformation de la Fonction Publique du 06 août 2019
- Décret n°2006-1690 du 22 décembre 2006 portant statut particulier du cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux
- Décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l’application de l’article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale
Si vous souhaitez candidater, nous vous invitons à vous rapprocher de la Direction des Ressources Humaines d’ici le 27 novembre 2022 à l’adresse suivante :
05-62-89-22-88/94
